Recursos

    =SuperPVM= Tiendas, Ferreterias, Farmacias

Gerenciales S.A.

 Introducción

A.- Presentación 

B.- Características del Sistema

  Referencias de Uso

AA.- Ingresando al Sistema

BB.- Características de los Mantenimientos

CC.- Características de los Listados y rReportes 

DD.- Sugerencias Rápidas 

 Opciones del Sistema

1.- ARTÍCULOS Y LÍNEAS 

A.- Mantenimiento (Artículos) 

B.- Mantenimiento (Líneas) 

LISTADOS :

*    Maestro de Artículos

*    Maestro de Líneas 

*    Stocks Valorados 

*    Cambio de Precio 

*    Orden de Pedido 

*    Movimientos por Artículo 

2.- COMPRAS / DEVOLUCIONES 

A.- Guías de Compras 

B.- Guías de Devoluciones 

C.- Consolidaciones de Compras 

D.- Consolidaciones de Devoluciones

LISTADOS :

*    Compras entre Fechas 

*    Devoluciones entre Fechas 

*    Movimientos entre Fechas 

*    Movimientos por Ítem 

*    Cuentas por Pagar 

*    Guías entre Fechas 

*    Registro de Compras 

3.- INVENTARIOS 

A.- Ingresar Stock Final 

B.- Corrección de Ventas 

C.- Consolidación de Stock Final 

LISTADO  :

*    ABC  de las Ventas 

*    ABC de los Robos 

*    Toma de Inventario

*    Listar el Inventario 

*    Inventarios Totalizados 

4.- VENTAS EN TIENDA

A.- Ventas en Tienda 

B.- Notas de Contabilidad 

C.- Cuadres de Caja 

D.- Traslado de Ventas 

E.- Consolidaciones 

LISTADOS  :

*    Ventas  Reales 

*    Ventas Contables 

*    Pendientes de Consolidación 

*   Ventas por Artículo 

5.- VENTAS EN ALMACÉN

A.- Ventas de Almacén 

B.- Facturaciones 

C.- Consolidaciones 

LISTADOS

*   Ventas entre Fechas 

*    Registro de Ventas 

*   Guías sin Facturar 

*   Cuentas por Cobrar 

6.- CLIENTES / VENDEDORES

A.- Mantenimiento de Clientes 

B.- Mantenimiento de Vendedores 

LISTADOS

*    Directorio 

*    Saldos de Clientes 

*    Compras de Clientes 

*    Cobros a Clientes 

7.- PROVEEDORES

A.- Mantenimiento de Proveedores 

LISTADOS  :

*    Directorio 

*    Saldos de Proveedores 

*    Compras a Proveedores 

*    Pagos a Proveedores 

9.- UTILITARIOS

A.- Reordenamiento 

B.- Seteo de Variables 

C.- Usuarios del Sistema

D.- Traslado de Maeart.DBF 

E.- Modo de Vídeo 

A.-Presentación

Queremos expresarle nuestro agradecimiento por la adquisición de nuestro Sistema SuperPVM , el que ha venido siendo desarrollado a través de los años, teniendo como principal objetivo el satisfacer las necesidades de las Empresas que no cuentan con un costoso departamento de cómputo.

El sistema Ferresys ha logrado recoger la experiencia de muchos usuarios para adaptarse a cualquier tipo de empresa que necesite comercializar productos sin complicación en el diseño propio de un sistema de control.

Para el uso de nuestro sistema no es necesario que el usuario sepa de computadoras, con un poco de sentido común y saber cual es la forma de manejar la comercialización de su empresa es suficiente.

Queremos agradecer también a nuestros clientes que a través del tiempo han usado nuestro sistema, quienes nos han dado consejos y sugerencias; y nos han alentado a masificarlo para que otras empresas gocen de sus beneficios.

No nos queda más que darle la bienvenida al SuperPVM y estamos seguros que su uso le dará muchas satisfacciones a la vez de solucionarles los problemas de control de gestión administrativa.

Cualquier sugerencia o solicitud comuníquese con : RECURSOS GERENCIALES S.A. Av. República de Panamá 6605 - B Surco. Telefax : 447-7193

B.- Características del Sistema

Algunas de las características más resaltantes son:

- Es de fácil uso.

- Automáticamente se cargan y descargan los stocks de almacén al realizar las compras y ventas.

- Permite tomar inventarios diaria o mensualmente de todos los productos, por rango, o por proveedor,

- Controla compras y saldos pendientes a proveedores,

- Carga Cuentas por Cobrar a Clientes,

- Carga estadísticas y utilidades,

- Realiza cuadre de caja diariamente.

- En un sólo sistema se tiene lo que se ofrecen en otros programas distintos, que son:

* Facturación, * Cuentas Corrientes, * Inventarios. * Compras.

II.- REFERENCIAS DE USO

A.- Ingresando al Sistema

Para entrar al sistema debe ingresar el nombre del mismo (Superpvm) en la línea de comandos del DOS. Una vez dentro, deberá ingresar la clave de acceso que le ha sido asignada. Tiene tres oportunidades para ingresar la clave correctamente o de lo contrario el sistema abortará y no podrá seguir usándolo. Luego de ingresar correctamente la clave, deberá ingresar el cambio del dólar en moneda nacional.

B.- Características de los Mantenimientos.

Los mantenimientos tienen la característica de mostrar el último registro ingresado y en la parte inferior se tiene el menú de opciones que se pueden realizar. Estas opciones dependiendo del mantenimiento utilizado son :

[Home] : Visualiza el primer registro.

[End] : Visualiza el último registro.

[PgUp] : Visualiza el registro anterior al actual. Si está en el primero, pasará al último.

[PgDn] : Visualiza el registro posterior al actual. Si está en el último, pasará al primero.

[F2] : Permite el ingreso de nuevos registros.

[F3] : Permite la búsqueda de algún registro. Puede hacerlo por medio del código o del nombre.

[F4] : Permite la modificación del registro actual.

[F5] ó [F6] : Permite la eliminación del registro actual. Si éste tiene algún movimiento, no podrá eliminarlo.

[F7] : Permite la impresión del registro actual o de una secuencia de registros.

[F8] : Permite realizar los pagos pendientes.

[Enter} : Permite entrar al detalle.

[ESC] : Sale del mantenimiento principal.

Nota: No todos los mantenimientos presentan juntas todas las opciones arriba descritas, la tecla [Enter] varía la función según el mantenimiento usado. Al finalizar una acción determinada, se solicitará una confirmación de lo realizado pulsando [Enter] o [Esc] para evitarla.

C.- Características de Listados y Reportes

- Si escribe las primeras letras del texto buscado, se le mostrará todos los textos que comienzan con esas letras.

- En los rangos de fechas, la fecha final deber ser mayor o igual a la fecha inicial. Si deja en blanco la fecha inicial, se tomará en cuenta la primera fecha registrada.

- Entre las preguntas que se le harán antes de emitir un listado o reporte tenemos:

* ORDEN = (C)ódigo - (A)lfabético

(C) : Emite el listado en orden de código. (A) : Emite el listado en orden de nombre o descripción. * BASE = (R)eal - (S)oles - (D)ólares

(R) : Muestra cada monto en su moneda real. (S) : Muestra todos los montos en Soles al tipo de cambio. (D) : Muestra todos los montos en Dólares al tipo de cambio.

* STATUS = (A)ctivos - (I)nactivos

A) : Muestra solo a los registros activos. (I) : Muestra todos los registros inactivos.

* DISPOSITIVO = (P)antalla - (I) mpresora

(P) : Muestra el listado en pantalla. (I) : Emite el listado por impresora.

* ¿ Desea pausa entre páginas? (S/N)

(S) : Hará una pausa después de cada página impresa. (N) : Imprime en forma continua sin pausa alguna.

D.- Sugerencias Rápidas

En esta sección daremos consejos prácticos para el ingreso de datos, así como la secuencia que debe seguir.

1.- Antes de Ingresar Datos

Situarse en Utilitarios y entrar a la opción 1 de REORDENAMIENTO desde esta opción escoger la alternativa de Reordenar todos los archivos. Si no se crean estos índices no se podrá ingresar datos.

2.- Ingreso de Información

- Primero ingrese todos sus proveedores. - Ingrese las líneas y sub-líneas preestablecidas en su política de ventas por medio de la opción 1B del Menú Principal, nos referimos a las líneas, por ejemplo:

Línea Construcción Sub-Líneas : Tubos, Martillos,etc. Línea Electricidad Sub-Líneas:Cables,Cintas aislantes,enchufes, etc.

- Una vez ingresada las líneas y sub-líneas ya estará en condición de codificar artículos, donde además de los datos generales, le pedirá el precio de costo que lo debe de tener calculado y a qué línea o sub-línea pertenece.

- Luego ingresar a sus vendedores y codifique a sus clientes antes de realizar alguna venta.

3.- Ingreso de Datos para Movimientos

En la opción 9 del menú Inicial, sub-opción B, se podrá setear o inicializar datos, siendo importante poner el último número de la guía, factura, nota, etc., si se quiere facturar a partir del número de la factura 001203, su última factura será la 001202 y es la que debe inicializar en ésta opción.

4.- Ingreso de Movimientos

En la opción 5 Ventas de Almacén del Menú Principal, Ud. podrá realizar las ventas a clientes definidos , ya sea por el crédito que se le otorga o por ser un cliente a quien se le emita una factura cada fin de mes. Las Notas de Venta, son salidas que no se facturan pero si descargarán los stocks respectivos. Cuando se genere una Guía normal, luego podrá facturarse desde la opción 5B Facturación.

5.- Necesidades básicas cada vez que se toma Inventario

Antes de pasar el Inventario al sistema necesitamos determinar si los datos son confiables de la siguiente manera : 1.- Imprimir reporte de inventario totalizado. 2.- Verificar si el Stock Inicial es igual al stock final del inventario anterior. 3.- Sacar un listado de Compras y Devoluciones entre dos fechas y verificar si coinciden los montos con los datos del reporte de inventario totalizado. 4.- Verificar si utilidad por diferencias es parecido a utilidad por día de venta. 5.- Imprimir el reporte de ventas reales diarias y ventas de almacén; verificando con el de ventas reales del inventario.

Una vez tomado y pasado el inventario de tienda necesito tener lo siguiente antes de consolidar el inventario:

1.- Listado de Inventario detallado. 2.- Listado de ABC de ventas. 3.- Listado de ABC de Robos (Faltantes). 4.- Cuentas por pagar a proveedores. 5.- Cuentas por cobrar a clientes. 9.- CONSOLIDAR EL INVENTARIO.

III.- OPCIONES DEL SISTEMA

1.- Artículos y Líneas

Tener información necesaria de los artículos existentes en la empresa. A través de esta módulo podrá ingresar cada uno de sus productos definiendo para ello su precio de costo y precio de venta.

A.- Mantenimiento (Artículo)

Esta opción permite Ingresar, Buscar, Modificar, Anular o realizar una revisión general de los Artículos. Cabe mencionar que las opciones de ingreso, modificación, y anulación, solicitan una confirmación. Dentro de una ventana, se puede buscar por código, descripción, código ampliado, líneas, o part number; pero por defecto, es en base al código.

B.- Mantenimiento (Línea)

Nos permite agrupar a los artículos que vendemos en líneas y sublíneas (familias) para reportes estadísticos futuros y tener información actualizada de éstos. Usted podrá definir el porcentaje que desee ganar sobre el precio de costo cumpliendo con la siguiente fórmula

Precio de Venta = Precio de Costo PV = 16 PV = 16 PV = 20 (1 - % a ganar) (1-20%) (0.8)

Maestro de Artículos

Podremos listar nuestros artículos ya sea por un proveedor, por una línea o en general. El orden está dado descripción;así como también pueden listarse los activos, inactivos o ambos, incluyendo o no los impuestos.

Maestro de Líneas

Nos reportará todas las líneas de artículos incluidas las sublíneas, ya sea por pantalla o impresora.

Stocks Valorados

Nos muestra el stock disponible de cada artículo totalizando su costo y stock, ya sea en soles o dólares o sin valorar. Además valorizando los montos según el método de reposición o promedio móvil.

Cambio de Precio

Permite tener un reporte de todos los artículos que han sufrido cambio de precio entre fechas. Mostrando tanto el costo actual como la fecha de la última modificación.

Orden de Pedidos

Reporta ya sean todos los productos por un rango, por una línea o por un determinado proveedor dando los siguientes parámetros: Si desea bajo el stock mínimo , completando el stock máximo. En el reporte visualiza el código de un producto, descripción, stock mínimo, stock máximo, stock actual, la cantidad de reposición, el precio de costo, el monto total, las ventas realizadas de esos productos. El producto que aparece con un visto , significan que no tienen stock.

Movimientos por Artículos

Permite buscar un producto, dentro de un rango de fechas; lo lista mostrando la fecha, los documentos generados para ese producto, cuantas compras se han realizado (ingresos) , cuantas ventas se han realizado (salidas) y el stock actual.

2.- Compras / Devoluciones

Tener información detallada de los movimientos de la empresa (compras). Desde ésta opción se actualizará la información a todos los archivos de clientes, productos, vendedores, etc.

A.- Guías de Compras

Controla toda la información y documentación relacionada con el ingreso de productos al almacén. Al ingresar a esta opción el sistema nos mostrará el último movimiento digitado.

B.- Guías de Devoluciones

Permite hacer una guía de devolución una vez que se ha generado una venta; o cuando el producto se encuentra en malas condiciones.

C.- Consolidaciones / Compras

Esta opción se usa para archivar el totalizado de compras del día a consolidar en otra base de datos y así poder obtener los reportes de compras entre fechas. En el caso de estar activada la consolidación no será necesario realizar este proceso.

TECLAS DE FUNCIÓN

[F2] : Permite consolidar una guía. [F5] : Permite consolidar los documentos de compras entre un rango de fechas. [F6] : Permite consolidar los documentos de compras entre dos números de ingreso.

D.- Consolidaciones / Devoluciones

Esta opción se usa para archivar el totalizado de guías de devoluciones del día a consolidar en otra base de datos y así poder obtener los reportes de guías devueltas entre fechas.

Compras entre Fechas

Permite ver cuales son las compras realizadas entre dos fechas. A la vez pide una confirmación si se desea las guías por consolidar o sin consolidar. En el listado aparecerá todas las compras hechas a través de guías o facturas, su fecha de emisión, nombre del proveedor, moneda y monto del documento. En la parte inferior muestra un totalizado de las compras.

Devoluciones entre Fechas

Visualizará todas las devoluciones realizadas entre un rango de fechas. Se indicará si se desea las guías consolidadas o por consolidar. El reporte mostrará los siguientes datos: Fecha de emisión, guía o factura, nombre del proveedor, moneda y monto. En la parte inferior aparecerá el monto total de las devoluciones.

Movimientos entre Fechas

Reportará todos los movimientos de compras realizadas entre dos fechas, por algún documento: guía de compra, facturas, notas de pedidos, devoluciones. El reporte muestra el tipo de documento, fecha de emisión, número de la guía o factura, nombre del proveedor, moneda, monto de la compra, y si el documento ha sido consolidado o no. En la parte inferior muestra el total de compras Soles y Dólares; también el total de devolución en Soles y Dólares.

Movimientos por Items

Registra todas las compras hechas por ítem, con la diferencia de ver el movimiento de un producto escogido. Se ingresará el rango de fechas, si desea las compras consolidadas o sin consolidar. Aparecerá en el reporte : el nombre del producto seleccionado, la fecha del documento, el número del documento (Guía o Factura), el nombre del proveedor, la moneda y cantidad comprada, el precio de costo y el monto. En la parte inferior del listado muestra los totalizados, tanto en soles como dólares.

Cuentas por Pagar

Lista todas las compras pendientes de pago entre un rango de fechas y así poder llevar un control de las deudas para poder estar al día. Aparecerá en el listado: la fecha de vencimiento, el documento, el nombre del proveedor, la moneda, el saldo, total neto, total pago, forma de pago (Contado, Crédito), si el documento ha sido consolidado o no, y la fecha de emisión del documento.

Guías entre Fechas

Verificar si los datos digitados según las guías son iguales a los que aparecen en éste reporte. Visualizará el número de ingreso, el nombre del proveedor, el crédito, el número del documento, la fecha. Así mismo sacará la descripción del producto, el precio de costo, el total. También el precio promedio y ventas; precio unitario, el porcentaje, precio por mayor y porcentaje.

Registro de Compras

Reportará todas las compras realizadas entre dos fechas. Registra dos tipos de documentos: - Registro de Compras.- Se podrá sacar el listado con o sin facturas y entre un rango de fechas. Aparecerá en el listado según las opciones marcadas, la fecha, el documento, el nombre del proveedor, el IGV y el monto. En la parte inferior muestra los totalizados de los documentos, tanto en soles como dólares. - Notas de Compras.- De igual manera pedirá el rango de fechas. Los datos a reportar son: la fecha, el nombre del proveedor, la moneda, el IGV y el monto de compra.

3.- Inventarios

Permite conocer el estado de todos los productos, teniendo además la opción de poder actualizar y/o modificar el stock de ellos . Una vez realizado éste cambio, se consolidará y los stocks serán los ingresados manualmente. Del mismo modo se puede tener información de las ventas realizadas y de las diferencias de stock.

A.- Ingresar Stock Final

Permite ingresar el stock final después de haber realizado el conteo de todos los productos. Se puede realizar el ingreso de stocks de todos los artículos, por el rango de artículos, por líneas de artículos y por Proveedores. Una vez escogida la opción se confirmará para luego ir ingresando el stock final producto por producto.

B.- Corrección de Ventas

Permite corregir los stocks ingresados cuando se ha vendido un producto por otro (la misma marca).Bastará con ingresar producto por producto. De inmediato se ingresará la cantidad de ventas a trasladar y el precio si se desea modificarlo. Luego aparecerá el mensaje si se desea realizar el descargue.

Ventas a Trasladar : 0 Al Precio Unitario : 0.00 Realizar el Descargue ? (S)i (N)o __ C.- Consolidación de Stock Final

Después de haber ingresado el stock final, permite consolidarlo para que se inicialice con el último stock, hasta un nuevo inventario. Este es el mensaje que muestra en pantalla:

(C)ontinuar (A)bortar

ABC de las Ventas

Nos muestra un reporte de ventas realizadas ya sea por todos los productos, por rango, línea o por proveedor. Además muestra el total de venta de cada producto, el monto, el porcentaje, la utilidad y el porcentaje de ganancia.

ABC de los Robos

Permite tener un registro actualizado del stock de todos los productos faltantes. Así mismo aparecerá el monto total de los faltantes. Toma de Inventario

El presente listado imprime todos los artículos, rango de artículos, líneas de artículos y por proveedores de artículos para anotar los productos que se están contando y están como stock físico.

Listar el Inventario

Permite verificar cada producto con el stock que se ha ido ingresando en la opción 3A (Ingreso de stock final). El presente listado muestra el stock actual y físico, faltantes y sobrantes con sus respectivos montos, cantidad de ventas y sus montos, y la utilidad real con sus porcentajes.

Inventarios Totalizados

En éste reporte se visualizan los totales de stock, total de compras, total de devoluciones, costo de ventas, ventas reales, utilidad por diferencia de inventario, utilidad por días de ventas, total de faltantes, total de sobrantes, total de diferencia y utilidad por día de venta neto. De esta forma se podrá controlar los montos a través de las cantidades proyectadas.

4.- Ventas en Tienda

A.- Ventas en Tienda

Esta opción del sistema se usa para ingresar todas las ventas que se van efectuando en el punto de venta. La numeración de los ticket o facturas se harán cuando se mande imprimir el ticket o factura, éstos se auto numerarán, si se emiten tickets en dos o más puntos de la tienda la numeración será correlativa . Al entrar al proceso "Ventas en Tienda", mostrará la fecha del sistema y el tipo de cambio, la que será confirmada para comenzar a facturar. Se podrá escoger entre imprimir ticket o factura desde el módulo Utilitarios en la opción "Inicialización de Variables". Si se escoge factura se podrá registrar los datos del cliente en la factura, en el caso de que escojamos la opción ticket, no se ingresarán estos datos. Luego se confirmará si la venta es en Soles o Dólares pasando a la digitación de la descripción o código del artículo a vender, si uno digita el código o descripción y este no ha sido ingresado, saldrá el mensaje "Artículo no encontrado", de lo contrario si es que existe uno o varios con ese nombre los mostrará a todos en una pantalla y mostrará el stock. Una vez que se haya digitado el artículo a vender, se ingresará la cantidad y si el artículo tiene precio por fracción saldrá una pantalla para escoger fracción o unitario, luego se confirmará el precio (salvo que escojamos la opción en "Inicialización de Variables") Cuando terminemos con los ítem a vender, sólo tendremos que dejar en blanco el campo descripción y saldrá el mensaje "Desea seguir ingresando artículos" Si-No. Si se escoge la opción "Sí", pasa al campo de descripción, de lo contrario preguntará "Desea imprimir ticket " Si-No. Si se escoge Sí, numerará el ticket o factura y lo imprimirá, de lo contrario, sólo guardará los datos y pasará al siguiente número.

B.- Notas de Contabilidad

Mediante esta opción se puede realizar el ingreso de notas de contabilidad como: Notas de Abono y Notas de Cargo. Notas de Abono : Cuando el cliente realiza una devolución de algún producto. Notas de Cargo : Cuando al cliente se le cobra un recargo por la compra realizada.

C.- Cuadres de Caja

Este proceso se usa para efectuar el cuadre de ventas diarias. El sistema pide la fecha del cuadre de ventas que se desea, luego el tipo de cambio del día de cuadre, con éstos datos hace el cálculo automáticamente. En la parte inferior de la pantalla se puede escoger entre:

Cuadre de Caja [F2] : con lo que cuadraremos cualquier día de ventas. Luego de calcular las ventas pedirá :

- El efectivo en soles o dólares, - Cheques en caja en soles y dólares, - Notas de devolución en soles y dólares, - Boletas de tarjetas de crédito en soles y dólares

Y totalizará los pagos en soles al tipo de cambio y mostrará la diferencia de ventas Vs. Pagos. A partir del cálculo se podrá imprimir cuadre contable [F6] , o cuadre interno [F7] dependiendo de lo escogido se imprimirá :

Contable [F6] : que es el cuadre de caja diario que se le presenta al Estado, en éste se detallan los siguientes datos :

Interno [F7] : Es el cuadre de caja con datos para la empresa, en el que se detallará además de los datos arriba descritos, los siguientes datos :

En ésta opción se podrá escoger estadísticas de ventas por líneas que muestra la siguiente información:

[F ] : Impresión de cinta auditora.

Si no se tiene activada la opción "Impresión de dos copias" en "Inicialización de Variables', por usarse contómetro de máquina registradora, se deberá proceder a imprimir la cinta auditora de las operaciones efectuadas. Esta se podrá imprimir en papel continuo, pudiéndose utilizar tres columnas para tres días diferentes, y así guardarlos en perfecto orden. D.- Traslado de Ventas

Permite dejar libre el archivo de ventas diarias y crear un archivo temporal de las ventas de los días trasladados. Se podrá trasladar y guardar varios días antes de que sean consolidados. Existen dos tipos de traslados :

1.- Para los que están conectados en red.

Al procesar ésta opción, el sistema agregará las ventas del día a una base de datos provisional que se usará para el proceso de consolidación y a una base de datos de respaldo e histórico de ventas donde guardaremos todos los datos de facturas o tickets emitidos a través del tiempo.

2.- Para los que no están conectados en red.

En ésta opción el sistema agregará las ventas del día a una base de datos del disco duro de la máquina de caja que servirá como archivo de seguridad de todas las ventas históricas y trasladará la información a un diskette el que será llevado a la computadora central, donde se tiene el traslado de datos del diskette al disco duro creando un archivo provisional que se usará para el proceso de consolidación y un archivo de datos históricos.

E.- Consolidación

Archiva el totalizado de ventas del día a consolidar en otra base de datos y así poder obtener los reportes de ventas entre fechas. No permite consolidar un día dos veces, ya que una vez consolidado el día deseado, lo borrará de la base de datos. Se ingresa con la tecla "E" del teclado o posicionando el cursor en la opción y presionando la tecla [Enter]. Tendremos los siguientes datos : - Fecha - Día de la semana - Cantidad de Clientes : Por diferencia de numeración de ticket o facturas del día. - Cantidad de Ítems vendidos : Suma de cantidades de ventas, las ventas por fracción las considerará como fracción de unidad. - Promedio de Ítems comprados por Clientes : el promedio lo toma dividiendo la cantidad de clientes entre la cantidad de ítems vendidos. - Monto de la venta : el total de venta en ese día - Utilidad de la venta: el porcentaje de ganancia de ese día. - Utilidad Porcentual descendente : Diferencia de caja. - Diferencia de Caja: la diferencia que existe con el dinero de caja y el cuadre de caja. Sólo saldrán las ventas que han pasado por el proceso de consolidación (opción "D" de éste módulo).

En la opción de consolidación ingresaremos los siguientes datos :

- Día a consolidar: Donde ingresaremos la fecha a consolidar. Si no existe se emite el mensaje : "Día ya consolidado o aún no trasladado".

- Tipo de Cambio: Ingresaremos el tipo de cambio del dólar.

- Diferencia de Caja: Ingresaremos si existió sobrante o faltante y cuanto fue éste.

Ventas Reales

Permite visualizar los totales de las ventas ya consolidadas. Emitirá: La fecha, el día, la moneda, Total clientes, Total artículos, Artículos / cliente, Total Venta, Utilidad, (soles o dólares), Porcentaje, Faltantes (+) / Sobrantes (-).

Ventas Contables

De igual manera, registra todas las ventas ya consolidadas. Emitirá: Fecha, Día, Ticket Inicio, Ticket Final, Total Bruto, IGV, Total Ventas. Aparecerá en el margen superior de la hoja el total de registros y totales en soles y dólares.

Pendientes de Consolidación

Tener referencia de que días no se han consolidado aún. Emitirá: La fecha, El ticket o Factura Inicial, El ticket o Factura Final del día.

Ventas por Artículos

Permite ver cuales son los productos vendidos. Emitirá: El código del cliente, El producto, Cantidad, Ventas, Monto, Cantidad Vendida.

5.- Ventas en Almacén

A.- Ventas de Almacén

Permite realizar el ingreso de las ventas de nuestros clientes a través de una guía normal o nota de venta. Estos documentos son generados cuando normalmente se vende a clientes a través de una guía y luego a fin de mes se facturan todas las guías.

TECLAS DE FUNCIÓN

[F2] : Permite el ingreso de los productos que han comprado los clientes. Existen dos tipos de ingreso según el documento requerido por el cliente.

- Guía Normal : Permite el ingreso de una venta a través de una guía para luego ser facturada. De inmediato esta compra se descargará de almacén. - Nota de Venta : Permite del mismo modo la salida de productos de nuestro almacén a través de una guía manual.

[F6] : Permite consolidar el documento y se cargará al inventario de inmediato. Permite grabar la guía de venta que se encuentra activa en la pantalla en otra base de datos, y luego mandar a imprimir el listado de ventas.

B.- Facturaciones

Permite realizar la facturación de todas las guías generadas en Ventas de Almacén como Guía Normal de un respectivo cliente. Bastará con ingresar el número de la guía y automáticamente aparecerá la cantidad y el monto.

TECLAS DE FUNCIÓN

[F2] Facturar Guías : Bastará con ingresar el número de la guía y automáticamente aparecerá la cantidad y el monto. [F7] Imprimir Factura : Permite verificar por pantalla las guías ingresadas para esa factura. De inmediato presenta las presente opciones: Imprimir factura (T)otalizada ó (I)tem x (I)tem [ ]

Totalizada : Permite ingresar datos como: la fecha, nombre de los artículos, cantidad y precio. Ítem : De inmediato verifica cuales han sido las guías generadas para esa factura y presenta la presente opción: En Factura Pre-Impresa? (S)i (N)o.

[F8] Emitir Factura : Permite verificar la factura generada para la guía que se encuentra en pantalla. Del mismo modo permite buscar, modificar, anular, imprimir.

C.- Consolidaciones

Esta opción se usa para archivar el totalizado de ventas del día a consolidar en otra base de datos y así poder obtener los reportes de ventas entre fechas. En el caso de estar activada la consolidación no será necesario realizar este proceso.

Ventas entre Fechas

Permite ver cuales son las ventas realizadas entre dos fechas. A la vez pide una confirmación si se desea las guías por consolidar o sin consolidar. En el listado aparecerá todas las ventas hechas a través de guías o facturas, su fecha de emisión, nombre del cliente, moneda y monto del documento. En la parte inferior muestra un totalizado de las ventas.

Registro de Ventas

Permite verificar las ventas que se han realizado entre un rango de fechas. El listado consta de los siguientes datos: Fecha, Número de la factura, cliente, moneda, IGV y monto de la venta realizada(compra del cliente). En la parte inferior muestra los totalizados tanto en soles como dólares.

Guías sin Facturar

En el presente listado se visualizan todas las guías que no han sido facturadas entre un rango de fechas. Del mismo modo muestra los siguientes datos: Fecha, Número, número de la guía, cliente, moneda, monto de la venta realizada (compra del cliente). En la parte inferior muestra los totalizados tanto en soles como dólares.

Cuentas por Cobrar

Muestra todas las cuentas pendientes por cobrar a los clientes. El listado muestra los siguientes datos: Fecha, número del documento, nombre del cliente, moneda, total saldo y total neto. En la parte inferior muestra el total del saldo tanto en soles como dólares.

6.- Clientes / Vendedores

Mantener actualizada toda la información relacionada con los clientes , así como obtener datos estadísticos como los clientes por zonas, las compras de un cliente, sus pagos, las compras de ítems y las cuentas corrientes.

A.- Mantenimiento de Clientes

Realizar el tratamiento de la información de clientes. La pantalla está dividida en dos secciones: Cliente y Datos Adicionales.

B.- Mantenimiento de Vendedores

Permite ingresar los datos personales de los vendedores que tiene mi empresa.

Directorio (de Clientes)

Visualizar los registros de todos los clientes ya sea por código o alfabético, activos e inactivos. Este listado visualiza los siguientes campos: Código, Razón Social, Dirección, Teléfono, Status. Además aparecen datos adicionales como: Dirección, Representante y Observaciones.

Saldos de Clientes

Determinar los clientes que tienen deudas con la empresa. Los campos a listarse en ésta opción son: Fecha, Número de Movimiento, Número de la Guía, Factura, Moneda, Monto de la Guía, Monto del pago realizado y total saldo. Totaliza el total y el saldo en soles o en dólares.

Compras de un Cliente

Después de seleccionar un cliente muestra todas las compras realizadas por ese cliente. Los datos del listado son: Fecha, Número de Movimiento, Número de la Guía, moneda, monto de la guía, total saldo y status. Totaliza los artículos y el monto total en soles o dólares.

Cobros a Clientes

Este listado muestra los pagos que han realizado los clientes. Muestra a la vez las siguientes opciones: Fecha, numero del movimiento, número de la guía, número de la factura, nombre del cliente, moneda , monto, nombre del banco , número del cheque y código del cliente. En la parte inferior muestra los totalizados tanto en soles como dólares.

7.- Proveedores

Tener información disponible sobre los proveedores; así como información estadística tales como: Compras a un proveedor, Compras pendientes de cancelación y Compras entre Fechas.

A.- Mantenimiento de Proveedores

Usted podrá ingresar cada uno de sus proveedores que le surten de mercadería. Este mantenimiento debe ser uno de los primeros en ser ingresados ya que al codificar el producto pide el nombre del proveedor.

Directorio

Visualiza todos los registros del archivo de proveedores. Se muestran los siguientes campos: Razón Social, Código, Teléfono, Status y el Total de Proveedores.

Saldos de Proveedores

Le permitirá sacar un reporte de los pagos pendientes a un proveedor, si fue al contado o no, el número de la guía y el importe de dicho pago.

Compras de Proveedor

Permite saber que compras he realizado a un determinado proveedor, entre un rango de fechas. Se detalla : el número de la guía, el tipo de pago, la fecha, y los totales.

Pagos a Proveedores

En ésta opción Ud. podrá saber, entre un rango de fechas, que pagos ha realizado a un determinado proveedor, o si fue en soles o dólares. Se detalla la fecha, número, Número de la guía o factura, el nombre del proveedor, el monto, si fue en efectivo o no, el nombre del banco, etc.

9.- Utilitarios

Provee al usuario de una alternativa de configuración de la máquina, variables, información y demás ítems relacionados con ésta. Esta opción fue diseñada como una forma de ayuda al usuario para resolver posibles conflictos de información, configuración y mantenimiento que pueda necesitar.

A.- Reordenamiento

Ordenar todos los archivos después de haber efectuado algunos cambios. Esta opción es utilizada cuando el sistema mueve información constantemente y es necesario anular o ingresar información constantemente. Muestra un listado de todos los archivos y el campo en base al cual está ordenado. Al presionar [Enter], se marca los archivos que se desean reordenar ("+"), luego [F10] para que empiece el reordenamiento. Una vez reordenados, los archivos aparecen con un asterisco al lado ("*"). Si presiona [F9], se marcan todos los archivos, de lo contrario [F8].

B.- Seteo de Variables

Podrá manejar la configuración de las variables que utiliza el sistema. Esta opción puede configurar variables numéricas, alfanuméricas o de cadena.

C.- Usuarios del Sistema

Permite la adición de un nuevo usuario a la lista de personas autorizadas, solicitando el ingreso del nombre y la clave de acceso de dicha persona al sistema. El acceso a las operaciones se establece dependiendo si el encargado del Sistema activa los módulos que el nuevo usuario a de acceder.

D.- Traslado de Maeart.DBF

Permite trasladar información diaria de productos, ya sea por actualizar precios o stocks. Esto se realiza a través de un diskette, de una máquina origen a otra de destino .

E.- Modo de Video

Permite la conmutación del modo de video de la pantalla; es muy empleado en el caso de que el sistema se esté ejecutando en monitores a color, o que posea una tarjeta gráfica EGA/VGA o compatible; mostrando un mejor aspecto en cuanto a la presentación de las pantallas del Sistema. El presente listado, tiene por objetivo el listar todas las compras pendientes de pagar; y así poder llevar el control de las deudas y poder estar al día en los pagos. Aparecerá en el listado la fecha de vencimiento, el documento, el saldo y la fecha de emisión del documento.

Salida del Sistema Usted podrá salir del sistema posicionándose en Salida del Sistema y presionar la tecla Enter, seguidamente de la tecla ESC.